Digitala distriktsårsmöten

I år kommer alla Junis distriktsårsmöten att genomföras digitalt. Här kan du som planerar att genomföra ett digitalt distriktsårsmöte hitta hjälp och stöd i planering, genomförande och efterarbete.

Utmaningar och möjligheter med digitalt årsmöte 
En fördel med ett digitalt årsmöte är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet att delta. Det kan till exempel vara av geografiska eller praktiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis yngre ledare, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.
Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.
Med bra förberedelser av styrelsen och tid för ombuden att bekanta sig med system och dagordning i tid kan det bli ett lyckat möte.

Teknik 
Att välja plattform för digitala årsmöten behöver inte vara svårt, fundera över vilka funktioner ni vill ha och vilka verktyg ni antingen är bekväma med att använda eller vill sätta er in i. Se till att den eller de som leder mötet har bra uppkoppling, välfungerande mikrofon och kamera samt kan sitta ostört. Ha gärna koll på hur du delar dokument, hur du ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Om en mötesdeltagare vill visa något på skärmen, hur fungerar det? Ska du visa en videofilm, säkerställ att du vet hur du gör för att även filmens ljud ska nå fram till deltagarna. Ibland behövs inställningar för det. Avsätt tid där deltagarna får prova på att koppla upp sig, antingen direkt innan distriktsårsmötet eller till exempel en vardagskväll innan. Ha också en person som är tekniskt ansvarig för mötet och som har tid att under mötet hjälpa deltagarna som behöver det.

Via Junisförbundet går det att få tillgång till Teams och Zoom. Utöver det har många distrikt tillgång till LifeSize som är NBV:s videokonferensverktyg. Teams och Zoom har dock fördelen att många är vana att använda dessa verktyg från skola/arbetsplats. Om ni vill går det att komplettera med fler verktyg, till exempel Menti, som är ett mentimeterverktyg som går att använda i både mobiltelefon, surfplatta och dator. Du förbereder frågor och möjlighet att ställa frågor/lämna kommentarer.
Verktyg som finns tillgängliga att låna för digitala distriktsårsmöten:

• Microsoft Teams är Microsofts senaste stora satsning på samarbete. En av huvudfunktionerna i Teams är just att hålla digitala möten. Teams utvecklas snabbt och har cirka 75 miljoner användare.
• Zoom är ett verktyg inriktat just på videomöten och är idag den största plattformen för videomöten.
• LifeSize är NBV:s videokonferensverktyg som både finns som klient till dator, surfplatta och mobiltelefon men det finns även fysiska videokonferensrum på ett stort antal platser.
• Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning.

Information till deltagarna 
Skicka kallelse och inbjudan i god tid. Du hittar exempel på inbjudningar till digitala distriktsårsmöten i Junis bildbank. Saknar du lösenord? Mejla info@junis.se.
Skicka ut information till mötesdeltagarna i god tid. Den bör innehålla följande punkter förutom det som är specifikt för just ert årsmöte.
Beskrivning av hur deltagarna hittar till mötet
När de bör logga in på mötet för att hinna kontrollera alla tekniska funktioner
Att de förbereder sig i god tid med att kontrollera tekniken på sin egna plattform
Att de förbereder sig i god tid på att läsa igenom handlingarna för mötet
Agendan för mötet
Tänk också på den festliga och roliga delen av mötet, ska ni skicka ut en fikacheck eller ett faktiskt fika-paket? Paket kan behöva någon extra dag på sig att komma fram så förbered och skicka material i god tid. Ska ni skicka med roliga hattar, flaggor eller något annat för att pynta hemma så det känns festligt?

Handlingar 
Inför ett digitalt distriktsårsmöte är det extra viktigt att alla handlingar är klara i god tid och har skickats ut inför årsmötet så att alla ombud har möjlighet att läsa dessa innan mötet. Tänk också på att avsätta tid till att förbereda arbetsplanen och hur ni vill arbeta med viktiga frågor på själva årsmötet, flera mötesverktyg erbjuder grupprum, kanske kan ni ha gruppdiskussioner om vissa frågor?

Ett tips är att skicka med en e-post-adress dit det i förväg går att skicka frågor som ni väver in i föredragningen av punkterna när ni skickar ut handlingarna.
Vid behov kan ni använda Power Point eller andra visningsverktyg för att visa upp handlingarna. Tänk dock på att inte publicera stora mängder text som ni förväntar er att deltagarna ska läsa digitalt, det är svårt och tar tid att läsa text när en deltar på ett digitalt möte. Kan också vara extra svårt om deltagaren ansluter via mobiltelefon eller surfplatta.

Mötesadministration 
Tydlighet är A och O under ett digitalt möte. Därför kan formella roller vara viktigare än på ett fysiskt möte. Om uppdragen sprids så förstärker det aktiviteten i gruppen. Det kan också vara bra att förbereda om ni vill använda en power point som stöd vid det digitala möten, en mall att utgå ifrån finns här. Funktioner som är bra att ha på ett digitalt möte förutom de ordinarie mötesordförande, sekreterare och justerare (som beskrivs längre ner) är:

Moderator 
Lämpligast den som är arrangör av mötet och därmed den som kan de tekniska hjälpmedlen som används på mötet. Moderatorn har flera uppgifter:
Fungerar som stöd till mötesordförande och är extra uppmärksam på att alla syns, hörs och får komma till tals.
Håller koll på att mötet börjar och slutar i tid samt att alla mötespunkter får sin tänkta tid.
Föreslår pauser under mötet.
Bör vara den som visar eventuella presentationer under mötet.
Är också den som direkt vid mötets början talar om huruvida ni valt att spela in mötet eller inte. Den informationen bör också gå med i inbjudan (se nedan).

Teknik/chattansvarig 
Den som är chattansvarig håller koll på det som skrivs i chatten så att alla på mötet får del av informationen. Chattansvarig kan också, om inte moderatorn har den rollen, vara ansvarig för tekniken vid eventuell votering.
Genomför ett genrep med alla som har en roll och uppgift under årsmötet. Syftet är att presentera er för varandra, gå igenom vilka funktioner i videoverktyget som är relevanta att känna till och gå igenom körschemat. I körschemat ska det vara tydligt vilka roller och ansvar alla har under årsmötet.
Alla som har en uppgift under mötet bör ha ett bra headset, kamera och bra uppkoppling. Det får inte vara några tveksamheter när mötet startar så att de som ska presentera till exempel verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, personvalen etc. inte är medvetna om sitt uppdrag.

Planera avtackningar 
Vid digitala distriktsårsmöten kan avtackningar lätt kännas mindre festliga, lägg tid på att förbereda avtackningar för till exempel de som avgår från distriktsstyrelsen. Skicka eller lämna över presenter i förväg som den som avgår kan ta fram och visa upp när hen avtackas. Bestäm vem som ska tacka och se till att den har förberett något kort att säga. Kanske vore det roligt att skicka ut flaggor eller något annat som deltagarna på årsmötet kan vifta med under avtackningar eller andra festliga aktiviteter?

Kom också ihåg att dela ut utmärkelsen Årets Ledare som distriktsstyrelsen kan nominera till. Distriktets ordförande har via e-post fått mer information om utmärkelsen och dess riktlinjer. Saknar ni information? Mejla info@junis.se

Inkludering vid digitala årsmöten

• Presentationsrunda (t.ex. genom att mötesordförande ropar upp alla deltagare som får vinka, ett alternativ vid många deltagare är att använda chattfunktionen)
• Ha gärna kameran påslagen, det förenklar för andra som ser dig och det kan upplevas som socialare.
• Tala tydligt och undvik krångliga ord, prata inte i munnen på varandra utan använd “räcka upp handen”-funktionen så att ni kan skicka runt ordet. Om deltagare vill eller behöver kan hen skicka vad hen vill ha sagt i chatten och mötesordförande läser upp det.
• Tänk på att ta paus så att deltagarna får röra på sig.
• Håll uppsatta tider men kom ihåg att planera in tid för att det kan vara tekniska problem som kräver hjälp. Ha en eller två tekniskt ansvariga som kan hjälpa deltagare som har behov av detta.

Hur tar ni enklast beslut på ett digitalt årsmöte? 
När årsmötet ska ta beslut föreslår vi att ni ställer årsmötet frågan om det går att ta beslut enligt förslaget, pausa och tystnaden betyder att deltagarna är för (ingen behöver slå på mikrofonen), fråga sedan om någon är däremot (det vill säga att någon inte håller med) och då behöver den eller de som är emot förslaget slå på mikrofonen och säga ja.

Om någon begär votering, använd chatten (se till att alla mötesdeltagare heter sitt riktiga namn och kan prickas av). En vanlig votering är inte sluten, därmed ska alla kunna se vad alla andra röstar. Om någon däremot begär en sluten votering (vid personval) då bör ni ta en paus och ajournera mötet för att under tiden sätta upp ett formulär där varje deltagare får en länk och sedan får göra sitt val. Tillgång till formuläret har endast mötespresidiet samt rösträknarna.

Om ni som är tekniskt ansvariga för mötet har bokat och har tillgång till Mentimeter så kan ni såklart använda det verktyget men vi har ett begränsat antal inloggningar där och alla parallella distriktsårsmöten kommer inte kunna använda det verktyget.

Att tänka på efter ett digitalt distriktsårsmöte: 

• Skicka protokollet för signering, vill ni ha hjälp att skicka för digital signering mejla protokoll samt vilka som ska signera till info@junis.se.
• Skicka in årsmötesrapport (för föreningar via eBas, distrikt kan välja att använda eBas eller rapportera via ett separat formulär)